‘가상 도우미’(virtual assistant)를 두는 비즈니스 소유주들이 늘고 있다. 도움을 받는 부분도 장부 정리서부터 선물 구입에 이르기까지 갈수록 다양해지고 있다. 다음은 ‘비즈니스 위크’에 소개된 가상 도우미 100% 활용법.
회사 임원들에게 전문 교육을 제공하는 밸러리 윌리엄스. 4년 전 시작한 강연 일이 늘어나다 보니 그녀는 잡무에 신경 쓸 겨를이 없었다. 각종 요금의 연체료가 나날이 늘었다. 그러나 윌리엄스는 지금껏 얼굴 한 번 본 적이 없는 가상 도우미를 두고 나서 잡무에서 완전히 해방됐다.
미시건에 거주하는 가상 도우미는 뉴저지에서 일하는 윌리엄스와 이메일, 팩스, 전화를 주고받으며 ▲송장 작성 ▲대금 수금 ▲화환 발송과 기차표 구입 등 심부름거리를 도맡아 처리해 준다. 윌리엄스는 강연 준비와 세미나 개최 등에만 힘을 쏟고 있다.
가상 도우미는 대개 자영업자로 자기 집에서 일한다. 업무 영역은 문서 작성, 장부 정리, 시장 조사, 스케쥴 조정 등 폭넓다. 그러나 인기를 끄는 가장 큰 이유는 곁에 비서를 두었을 때 건강보험료 등의 비용을 염려하지 않아도 된다는 점이다.
가상 도우미 고용 비용은 실력과 업무의 복잡한 정도에 따라 시간당 25∼75달러까지 천지 차이가 난다. 급여를 얼마나 자주 주어야 하는 지는 보통 고용주가 결정한다.
가상 도우미를 애용하는 고용주로는 전문 강사, 작가, 부동산 업자, 컨설턴트 등 주로 혼자 활동하는 전문가들이 많다. 급팽창하는 사업을 혼자 관리하기에 벅차하는 사장들도 많이 찾는다.
가상 도우미들의 전력도 마케팅, 광고, 언론, 인사 등으로 화려하다. 따라서 전문적인 도움을 얻는 데는 그만이다. 각종 경력을 가진 인재들을 긁어모으려면 재무 부담이 크지만 이들은 필요할 때만 찾아 쓰면 되기 때문에 조직의 탄력성이 높아진다.
가상 도우미를 찾는 첫 단계는 인터넷 검색 엔진에 ‘virtual assistant’를 입력하는 것이다. 하지만 가상 도우미라는 학위가 없기 때문에 검증을 잘 해야 한다. 가상 도우미 그룹에서 추천하는 사람을 고용하는 게 바람직하다.
정식 고용 계약을 체결하기 전 가상 도우미에게 단기 프로젝트를 맡겨 실력을 검증하는 것도 좋은 방법이다. 가상 도우미는 매일 보면서 의사소통을 하지 않는 사람이기 때문에 자신과 업무 스타일이 맞는 사람을 채용하는 게 중요하다.
가상 도우미를 제대로 활용하기 위해서는 계약을 체결하기 전에 자신의 기대치를 정확하게 전달하는 게 제일 중요하다. 일무를 수행하면서 발생할 수 있는 오해를 피하는 첫 걸음이기 때문이다.
가상 도우미에 대한 인식을 제대로 갖는 것도 필요하다. 얼굴을 맞대고 일하는 실제 비서는 고용주와 종업원의 관계로 맺어진다. 하지만 가상 도우미는 자영업자이다. 따라서 종업원으로 인식하지 말고 파트너로 생각하는 게 효과적이다.
사사건건 가상 도우미의 업무에 간섭하려 들면 역효과가 날 수 있다. 꼬치꼬치 캐물으면 가상 도우미와의 관계는 오래 가지 못 할 가능성이 높다.
가상 도우미는 돈을 벌어다 주는 사람이 아님을 명심해야 한다. 가상 비서는 영업사원이 아니기 때문이다. 가상 도우미는 어디까지나 자신의 업무를 지원해 주는 조력자일 뿐이다.
<김호성 기자>howie@koreatimes.com
댓글 안에 당신의 성숙함도 담아 주세요.
'오늘의 한마디'는 기사에 대하여 자신의 생각을 말하고 남의 생각을 들으며 서로 다양한 의견을 나누는 공간입니다. 그러나 간혹 불건전한 내용을 올리시는 분들이 계셔서 건전한 인터넷문화 정착을 위해 아래와 같은 운영원칙을 적용합니다.
자체 모니터링을 통해 아래에 해당하는 내용이 포함된 댓글이 발견되면 예고없이 삭제 조치를 하겠습니다.
불건전한 댓글을 올리거나, 이름에 비속어 및 상대방의 불쾌감을 주는 단어를 사용, 유명인 또는 특정 일반인을 사칭하는 경우 이용에 대한 차단 제재를 받을 수 있습니다. 차단될 경우, 일주일간 댓글을 달수 없게 됩니다.
명예훼손, 개인정보 유출, 욕설 등 법률에 위반되는 댓글은 관계 법령에 의거 민형사상 처벌을 받을 수 있으니 이용에 주의를 부탁드립니다.
Close
x