본격적인 세금보고 시즌이 시작되면서 많은 봉급자들이 연간 소득명세서 (W-2)를 이미 받았을 것이다. 하지만 회사가 문을 닫거나 파산신청을 했을 경우 종업원이 W-2를 받지 못하는 경우가 발생한다

또한 전·현직 고용주가 여러 이유로 W-2를 발행하지 않아 세금보고를 할 수 없는 경우가 종종 있다. 다행히 모든 봉급명세서를 보관하고 있거나 마지막 봉급명세서에 그때까지의 세금 납부기록이 있을 경우는 그 기록들을 참조해 세금보고를 할 수 있지만 그렇지 않을 때는 난감하다.

고용주가 W-2를 발행하지 않을 경우 연방국세청(IRS)에 신고하여 이를 시정할 수 있다. 전화번호는 800-829-1040이며 2월15일 이전까지는 접수를 받지 않으므로 그 후 신고하면 된다. 더 이상 회사가 존재하지 않아 W-2를 받을 수 없으면 본인의 연간 세금 납부기록이 있든 없든 IRS Form 4852를 작성해 보고해야 한다. 봉급명세서에 연간 세금 납부기록이 있으면 이 양식을 작성하기가 비교적 쉽지만 아무 기록이 없을 때에는 소득과 세금 공제액을 추측하여 기입해야 한다.

어떠한 경우든 세금보고는 기간내 해야 한다. 만일 나중에 Form 4852양식에 작성된 기록이 실제 금액과 다르면 수정보고(1040X)하면 된다.
고용주는 종업원이 소셜시큐리티 번호(SSN)를 가지고 있지 않으면 W-2를 발행할 수 없다.

종업원이 SSN을 신청중인 경우 Applied For라고 기입하여 W-2를 발행하면 되지만 SSN이 없이 W-2를 발행할 경우 벌금을 물게 된다. 만일 SSN을 가지지 않은 분들이 세금보고를 하려면 IRS 납세번호(TIN)를 발급 받아 세금보고를 할 수 있다. 이를 위해 IRS Form W-7을 작성하여야 하며 번호를 받기까지 보통 한달 이상 걸린다.
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